Burada sayacağımız gereklilikler, tüm uygulamak istediğiniz aile katılımı etkinlikleri için ‘hayati’ önem taşır. Her bir aile katılımı kategorisinden kapsanacak etkinlikler için bu temel harçlar ayrı ayrı ele alınmalı, değerlendirilmeli ve planlamalar bu doğrultuda yapılmalıdır:

Etkinliklerin geliştirilmesi ve düzenlenmesi için bir lider veya bir koordinatöre ihtiyacımız vardır.

Bir koordinatör, aile katılımı etkinliklerin geliştirilmesinden ve düzenlenmesinden doğrudan sorumlu olmalıdır. Kendisine farklı unvanlar verilebilir: veli koordinatörü, aile katılımı lideri/ yöneticisi vb. Bu kişi diğer işlerinin yanı sıra bu görevi yürütebilir ya da yurtdışında görülen örneklerde olduğu gibi tek görevi bu da olabilir.

Koordinatörler aile katılımı etkinliklerinin itici gücüdür ve etkinliklerin organize edilmesinde önemli bir aktördür. Görevlerini dört ana başlıkta toplayabiliriz:

Kolaylaştırıcılık: Ailelerin toplantılara katılımını sağlama, öğretmenleri etkinliklere katılım sürecinde destekleme.

Okulda yapılan tüm aile katılımı çalışmalarında destekleyici konumundadır- duyurma, veliler ile ilişkilerin oluşturulması, katılım için salonların hazırlanması, öğretmenlerin katılımlarını kolaylaştırmak için gerekli değişikliklerin (ders programını değiştirmek, başka bir öğretmenin görev alması gibi) yapılması gibi.

Arabuluculuk (Bilgi Sağlayıcı): Okul, aile ve toplum arasında bilgi sağlama ve ebeveynlerin katılımını kolaylaştırma.

Etkinliklerin duyurulması, bunun ötesinde bunlar ile ilgili detaylı bilgiler verme, ebeveynlerin katılımlarını kolaylaştırmak için hizmetler (ulaşım, çocuk bakım hizmeti gibi) sunmaya yönelik gibi çalışmalar yapmaktan sorumudur..

Yöneticilik: Etkinliklere katılım oranını ve gerek duyulan malzemelerin takibini yapma.

Örneğin ebeveynlik becerilerinin geliştirilmesine yönelik rehber öğretmenin gerçekleştireceği 6 haftalık eğitimlerin katılımcı sayısını takip etme, gerektiğinde eğitimci ile katılımcı sayısının korunmasına yönelik taktik verme, değerlendirme sonuçlarını takip etme, salonun gerektiği gibi hazırlanıp hazırlanmadığını takip etme gibi işlerden sorumludur.

Eğitmenlik: Ebeveynler ile birebir veya eğitim (hizmet öncesi/ içi) ortamında çalışma.

Buradaki hedef onlara çalışmalar ile ilgili genel bilgiler verme, sorumluluklar verme ya da görevi yerine getirmeleri için gerekli becerileri öğretme olabilir.

Aile katılımı kategorilerinden her biri için ayrı birer koordinatör olabileceği gibi, tüm etkinliklerinden sorumlu bir kişi de olabilir.